Wi-Fi充実のプリンスホテルで採用イベント! 人事必見、企画から運営まで解説

採用イベントは、企画や会場の予約・設営など、時間も手間もかかる採用手法です。しかし、採用イベントには、時間と手間をかけてでも開催するべき利点があります。

● 求職者に直接自社の魅力を伝えられる
● 企業の知名度がアップする可能性がある

人材採用を行うときに、就活サイトや求人情報サイトに情報を掲載する企業は多いでしょう。しかし、載せられる情報に限りがあるので、マイナーな業種・企業だと魅力が伝えきれません。
対して採用イベントでは、社員が直接求職者に自社の強みや業務内容を伝えられるため、魅力が伝わりやすくなります。
また、最近はSNS利用者が多いため、ユニークな採用イベントを開催すればSNSで拡散されて、企業の知名度が上がることもあります。
たとえば、演出に凝ったリモート型の採用イベントは注目を集めるかもしれません。リモート型という点でコロナ対応が万全であることをアピールできますし、テロップを入れるなどおもしろい演出をすれば拡散のきっかけになります。
リアルイベント+ライブ配信のハイブリット型の採用イベントであれば、画面越しでもより会場の臨場感が伝わるでしょう。

採用イベントには求職者に直接企業の魅力を伝えられる、企業の知名度を上げるチャンスにできるなど、通常の採用面接にはないメリットがあります。

しかし準備不足で開催すると段取り良く進まず、求職者の不満が募って、企業のイメージを悪くすることにもなりかねません。

採用イベントで準備するべきことはたくさんありますが、設備の面では最低限以下のものを揃えておきたいところです。

• Wi-Fi環境
• 空調設備が整ったスペース
• 音響機器などの備品

なぜこれらの設備が必要なのか、下記にて詳しく解説します。

Wi-Fi環境

採用イベントの際には、必要資料のダウンロードや参加者の管理などで、何かとインターネットを使用します。

とくにリモート採用イベントやライブ配信をする場合は、インターネットが必須です。採用イベント会場に、Wi-Fi環境が整っているかを確認しておきましょう。Wi-Fiが使えない場合はポケットWi-Fiをレンタルする、ルーターを購入するなどの対応が必要です。

なお、ポケットWi-Fiや市販のルーターには、接続台数の上限が設定されているものがあります。最大何台の端末が接続する可能性があるかを考え、状況に応じた台数を準備しましょう。

空調設備が整ったスペース

採用イベントで会場をレンタルする場合は、空調設備についてもチェックが必要です。「空調なんてどこでもついているのでは」と思うかもしれません。

しかし、事前に申し込みが必要だったり、会場のレンタル費用とは別に空調代がかかったりすることがあります。

また、空調が一元管理されていて会場内では温度調節ができなかったり、空調が古くて効きづらかったりすることもあるのです。

空調設備が整っておらず、暑かったり寒かったりするとイベントの内容に集中できません。空調の申し込みや料金はどうなっているか、会場全体に空調が効くかなども事前に確認しておきましょう。

音響機器などの備品

採用イベントでは、進行役の声をしっかり伝えるための音響機器が必要です。リモート採用イベントやライブ配信を行う場合は、目的にあった機材も用意しなくてはなりません。

こうした備品を一から揃えるのは大変なので、結婚式の会場として利用されているホテルなど、始めから音響や照明、映像機器が整っている会場を利用するのがおすすめです。

ライブ配信では雑音が酷い、BGMが大きすぎるといった問題が出てくることもあるので、事前に音量や音質などのチェックを済ませておきましょう。

採用イベントの企画から開催までは、以下のような流れで進めます。

１．採用イベントの目的とターゲットを決める
２．参加者が得られるメリットを考える
３．採用イベントの内容を考える
４．採用イベントに必要なものを洗い出し、当日までのスケジュールを組む
５．採用イベントを告知する
６．採用イベントの準備を進める
７．採用イベント開催

採用イベントは、あくまでも自社に良い人材を集めるために行うものです。まずは、自社がどのような人を必要としているのか、ターゲットを明確にしましょう。

次に、採用イベントに参加することで、参加者が得られるメリットを考えます。自社製品のサンプルをプレゼントするなど、ターゲットが興味を持ちそうなものを考えてみてください。

そして、余裕を持って参加者を集められるよう、早めに告知を行います。あとは開催に向けて入念に準備を行い、当日を迎えましょう。

多くの時間と手間、コストをかけて開催する採用イベントを成功させる鍵は、以下の3つです。

• 共感性の高い資料やイベント内容を用意する
• コミュニケーションを重視する
• アフターフォローも忘れずに

恋愛や友人関係を築くときはお互いの共通点を探して一緒に楽しみ、いろいろな話をして、こまめに連絡を取るでしょう。

それと同じく、採用イベントでは参加者と良い関係を築くことを前提にして考えると、うまくいく確率がアップします。3つのポイントについて、詳しく見てきましょう。

共感性の高い資料やイベント内容を用意

採用イベントでは、企業側が参加者を見極めるとの同様に、参加者側もどのような企業なのかをチェックしています。

参加者が自社の理念や方針に共感し、ここで働きたいと思えるような資料やイベント内容を用意しましょう。

たとえば自社の製品を紹介するとして、「このような製品を作っています」というだけでは、なかなか魅力が伝わりません。

これを「この製品によって、こういう問題を解決したい」などの表現に変えると、それに共感する人が出てきます。自分が求職者になったときに、どのような内容なら共感できるか考えてみてください。

コミュニケーションを重視する

採用イベントが失敗する原因として多いのが、企業側が一方的に話して終わるというものです。あれもこれもと内容を詰め込むと、参加者が疲れてしまいます。

とくにリモート採用イベントやライブ配信で一方的に話し続けると、離脱者が続出するでしょう。30分説明したら15分質疑応答の時間を取る程度のボリュームに抑え、参加者とコミュニケーションを取るよう意識することが大切です。

各部署の社員や社長などとコミュニケーションを取る時間を作るのも良いでしょう。普通の採用面接では、実務を行う社員の話を聞いたり、社長に直接質問したりする機会はほとんどありません。

現役社員や社長の話を聞き、社内の雰囲気や業務の流れがわかると相性を見極めやすくなるので、早期退職防止にもつながります。

アフターフォローも忘れずに

採用イベントが失敗する原因としてもうひとつ多いのが、参加者のアフターフォローをしないことです。

採用イベントは、今すぐ入社できる人材を探すためだけのものではありません。企業のことを知らない求職者や転職検討中の人といった、潜在層にアピールする目的もあります。

採用イベント後も参加者にアプローチし続けていれば、就職・転職を決めたときに「あの会社に応募してみよう」と思うかもしれません。しかし、何のコミュニケーションも取っていないと、だんだん忘れられていきます。

採用イベント後は定期的にメール配信する、SNSで情報を発信し続けるなど、アフターフォローを徹底しましょう。