プリンスホテル直伝! ホテル宴会の気になる予算と困った時のトラブル対処法

ホテル宴会場は、宿泊者でなくても宴会やパーティー、会議などの会場として利用できます。しかし、ホテルを会場にするとなると、どれくらいの料金・予算がかかるのかと、心配になる方も多いでしょう。

ホテル宴会場の料金・予算は、レンタルする会場の広さやホテルのランク、料理のランクなどで大きく異なるため、一概には言えませんが、おおよその料金相場を紹介します。

形式・人数ごとの料金相場

宴会やパーティーには、「立食形式」と「着席形式」があります。立食形式の場合、大きなテーブルに軽食やドリンクが用意され、椅子は用意されません。

そのため、3時間の会場レンタル費と料理・ドリンク代を合わせて、参加者1人あたり3,500円～12,000円程度が相場です。

着席形式の場合は、すべての参加者が座れるようにテーブルと椅子をレイアウトする必要があり手間がかかるため、立食形式よりも費用が高い傾向にあります。

料金の相場は、3時間の会場レンタル費と料理・ドリンク代を合わせて、参加者1人あたり5,000円～10,000円程度と考えておくと良いでしょう。

ホテル宴会場のキャンセル料

ホテル宴会場を予約したものの、やむを得ずキャンセルすることもあるでしょう。基本的に、仮予約の段階ではキャンセル料が発生することはありません。

しかし、正式契約を結び、所定の期日を過ぎてからキャンセルした場合は、キャンセル料が発生する可能性が高くなります。

キャンセル料の有無や、キャンセル料が発生する期日・金額などはホテルごとに異なるので、あらかじめ確認しておきましょう。

ホテル宴会場をレンタルしたい場合、参加者1人あたり3,500円～12,000円程度の予算を見積もる必要があります。できるだけ費用を安く抑えたい場合、どうすれば良いのでしょうか。

平日プランを予約する

ホテル宴会場の料金を安く抑えたいときにおすすめの方法が、平日プランの利用です。宴会やパーティーは、参加者が休みを取りやすい土日祝日に集中する傾向にあるため、平日のみ安く貸し出しているホテルがあります。

そのほか、昼限定割引プランや宿泊者限定割引、Web予約限定割引などを用意しているホテルもあるので、いろいろと調べてみると良いでしょう。

利用用途に合った部屋を選ぶ

ホテル宴会場の料金を安く済ませたいなら、利用用途に合った部屋を選ぶことも重要です。

ホテルには、収容人数の異なる大小さまざまな宴会場が用意されていることがあります。また、内装に凝った豪華な宴会場、シンプルでカジュアルな宴会場など、ランクが異なる部屋があることも少なくなりません。

当然、会場が広く豪華なほうが料金が高くなるため、料金を抑えたいときは利用人数や用途に合う広さ・内装の部屋を選びましょう。

提供する料理についても、フルコースだけでなく、品数を減らしたり軽食にしたりといった相談に乗ってもらえます。利用用途に応じた料理の内容にすれば、料金を安く抑えられるでしょう。

宴会やパーティーの会場として、飲食店やレンタルルームなどの選択肢もあります。それらの会場ではなく、ホテル宴会場で宴会やパーティーを開催することに、どのようなメリットがあるのでしょうか。

少人数から大人数まで臨機応変に対応可能

ホテル宴会場で宴会やパーティーを開催するメリットの1つが、少人数から大人数まで臨機応変に対応できることです。

前述のとおり、多くのホテルは収容人数の異なる宴会場を複数備えています。そのため、数人程度が集まる会食から、数百人以上が参加する大規模な宴会・パーティーまで対応可能です。

あえて参加人数に対して広めの会場を借りれば、ソーシャルディスタンスも容易に保てます。1～2mの間隔を確保した座席レイアウトやアクリルスクリーンの設置、消毒用アルコールの設置なども行ってもらえるため、感染症対策も徹底できるでしょう。

宿泊もできるので遠方の社員も参加しやすい

遠方からゲストを招いたり、社員研修を兼ねた親睦会で遠方の社員も参加したりする場合、宿泊場所を用意しなくてはなりません。しかし、宴会・パーティー会場を探しながら、参加者の宿泊場所まで探すのは大変でしょう。

ホテルを会場にすれば、そのままそのホテルに泊まってもらえば良いので、宿泊場所探しの手間が省けます。

参加者側としても、宴会やパーティーの会場から宿泊場所に移動する負担が減るためよろこばれるでしょう。

困った時はホテルスタッフも対応してくれる

レンタルスペースなどで宴会やパーティーをした場合、トラブルが発生したら、すべて開催者が対応しなくてはなりません。

一方、ホテル宴会場であれば、困ったことが起きたときにホテルスタッフも対応してくれるため、トラブルを解決しやすくなります。

大規模な宴会やパーティーを開催する場合は、企画段階からホテルスタッフにいろいろと相談できるので、準備期間から開催日当日までスムーズに事が運ぶでしょう。

ホテルスタッフは普段から感染症対策を徹底しているので、宴会やパーティーの感染症対策についても相談できます。接客のレベルも高いので、参加者の満足度も上がるでしょう。

緊急事態宣言が全面解除され、ワクチン接種も進んだとはいえ、まだまだ油断はできません。とくに、宴会やパーティーなどで人が集まる場合は、新型コロナウイルス感染症対策を徹底する必要があります。

コロナ禍で宴会・パーティーを企画する際に、何を重視してホテル宴会プランを選ぶと良いのかを知っておきましょう。

完全貸切ができるか

新型コロナウイルス感染症対策のためには、不特定多数の人との接触を避ける必要があります。ほかの利用者と接触せずに済むよう、ホテル宴会場を完全貸切にできるかをチェックしておきましょう。

また、密室では集団感染（クラスター）のリスクが高まるため、定期的に換気が行われているかも見ておきたいポイントです。そのほか、以下のような対策が取られているかを確認してみてください。

• スタッフや参加者の体調確認・検温が実施されているか
• 出入り口に消毒用アルコールが設置されているか
• 料理は大皿ではなく、個別に盛られて提供されるか

Wi-Fi完備か

最近ではWithコロナの新たな宴会・パーティー形式として、ホテル宴会場の様子を客室や別会場に配信する企業も増えてきています。

ホテル宴会場の様子を配信するには、Wi-Fiや光回線などのネット環境が必須なので、ネット環境が完備されているかを確認しましょう。カメラや音声機器などの備品もレンタルできるホテルを選ぶと、より便利です。

ホテル宴会場のレンタル費、食事代、機材のレンタルなどセットにした配信パッケージプランを用意しているホテルもあるので、チェックしてみると良いでしょう。

リモートで会場の雰囲気を確認できるか

新型コロナウイルス感染症の拡大前は、宴会やパーティーの会場を探す際に、実際に会場まで出向いて雰囲気をチェックしたり、ホテルスタッフと打ち合わせしたりすることもありました。

しかし、現在では人との接触回数を減らすために、オンラインで下見や打ち合わせ、予約ができるホテルが増えています。

とくに遠方の会場を押さえる必要がある場合は、現地に出向かずに済むよう、リモートで会場の雰囲気を確認したり、打ち合わせや予約を済ませたりできるかを調べておきましょう。

コロナ禍でのホテル宴会・パーティー会場なら、ぜひプリンスホテルをご検討ください。プリンスホテルは全国に多数の拠点がありますが、その多くが大小さまざまな宴会場を備えているため、参加者の人数に応じて柔軟に対応できます。

感染症対策も徹底しており、ソーシャルディスタンスに配慮したレイアウトや食事の提供などもご提案可能です。

宴会場のライブ配信やオンライン予約、リモートでの下見や打ち合わせにも対応しています。どうぞお気軽にお問い合わせください。