新型コロナウイルス感染症の感染拡大以降、オンラインでの会議や研修を実施する企業が増加しました。しかし、どうしてもオンラインでの対応がむずかしく、対面式の会議を開催しなければならないケースもあるでしょう。 そのようなときには、ソーシャルディスタンスを保つ会議室レイアウトにすること、そのレイアウトを実現できる会場を選ぶことが重要です。 そこで今回は、プリンスホテルおすすめのソーシャルディスタンスを保つ会議室レイアウトの例と、会議会場におすすめのプリンスホテルの感染対策について紹介します。

目次

ソーシャルディスタンスを保つ会議室レイアウト3選【プリンスホテル画像付き】

厚生労働省の発表によると、新型コロナウイルス感染症は一般的に「飛沫」と「接触」によって感染するとされています。

「飛沫」というと咳やくしゃみを思い浮かべる人が多いでしょう。しかし、近距離で会話するだけでも飛沫感染するリスクがあるので、他者と2m(最低1m)の距離を取ることが推奨されています。

そのため、対面式の会議においてはソーシャルディスタンスを保ったレイアウトにすることが大切ですが、「どのようなすれば良いのかわからない」と悩む人もいるでしょう。

そこでプリンスホテルでも採用している、ソーシャルディスタンスを保つのにおすすめの会議室レイアウトを3つ紹介します。

 

①島(アイランド)形式

ひとつめは、「島(アイランド)形式」のレイアウトです。長机をI字型やT字型に組み合わせた「島」を複数作ります。そして、参加者にはお互いが正面に来ないように、島の端と端に座ってもらうのです。

一定の距離を保ちつつ、1つの島に2~3人が座れるので、グループミーティングをしたいときに向いています。

なお島形式のレイアウトを取り入れる場合は、島内の参加者同士の距離だけでなく、島と島の距離も十分に取ることが重要です。

参加者が着席したり、島と島の間を通過したりするときにも、2mの距離が取れるように机を配置しましょう。

 

②ロの字形式

ふたつめは、「ロの字形式」のレイアウトです。名前のとおり、カタカナの「ロ」のように机を並べます。

たとえば長机を4台ロの字型に並べ、各机に1人ずつ座れば、ソーシャルディスタンスを保ちつつ4人座れます。長机を6台使って大きなロの字を作れば、6人座ることが可能です。

ロの字型形式と島形式を組み合わせて、長机で作ったロの字の島を並べるのも良いでしょう。

ロの字形式のレイアウトは参加者の顔を見渡しやすいので、役員会議などの重要な会議に向いています。

 

③スクール形式

3つめは、「スクール形式」のレイアウトです。学校の教室のように、ある一方向に向けて平行に長机を並べます。

そして長机1台につき1人のみ、1台めは左端に、2台めは右端にと交互に座るようにすれば、理想的なソーシャルディスタンスを保つことが可能です。

スクール形式のレイアウトは参加者全員が同じ方向を向くので、講演や社員研修などを行うときに向いています。

プリンスホテルの「密」を防ぐための対策

新型コロナウイルス感染症を予防しつつ対面式の会議を開催するには、会議室レイアウトだけでなく、会議の会場選びも重要です。

いくらレイアウトにこだわっても、会場がせまいと他者との距離が近づいてしまいますし、換気などのレイアウト以外の対策がおろそかでは万全を尽くしたとはいえないからです。

「そうはいっても理想的な会場が見つからない」というときには、ぜひプリンスホテルをご検討ください。

プリンスホテルは新型コロナウイルス感染症予防のために、さまざまな「密」を防ぐ対策を取っており、コロナ禍での対面式の会議会場として理想的な環境が整っています。

館内の消毒を徹底し、受付には飛沫スクリーンを設置するなど感染予防に努めているだけでなく、ソーシャルディスタンスを保った会議の開催をサポートすることも可能です。どのようなサポートをしているのか、下記で詳しく解説します。

 

席幅を広げ、人と人が隣接しないようにする

ソーシャルディスタンスを保つ会議室レイアウトを考えるのは、それほどむずかしいことではありません。しかし、考えたレイアウトどおりに机やイスを並べるのは大変な作業です。

参加者が2m以上離れられるよう距離を測りながら、乱れて見えないようきれいに並べる必要があるので、会場のセッティングに慣れていない人だと苦労するでしょう。

プリンスホテルなら、宴会や結婚式などのセッティングに慣れた経験豊富なスタッフが、人と人が隣接しないよう配慮しつつ会場をセッティングするので、会場準備の負担を軽減できます。

 

定期的に空気換気をする

厚生労働省によると、換気の悪い密閉空間では新型コロナウイルス感染症の感染リスクが高まるとされています。

そのため、30分ごとに数分間の換気を行うことが推奨されていますが、換気のために30分おきに会議を中断するのはむずかしいでしょう。

プリンスホテルであれば、定期的に館内の換気を行うことを徹底しているため、会議中に換気を意識する必要がありません。

また、マイクを使用するごとに消毒する、会場の出入り口に消毒薬を設置するなどの対応も可能で、企業の担当者だけで対策するよりもハイレベルな感染対策を実施できます。

 

収容人数よりも広さに余裕がある会議室をご用意

ソーシャルディスタンスを保つ会議室レイアウトを実現するには、参加者全員を収容しても距離が取れる、十分な広さのある会場を用意する必要があります。しかし、なかなかちょうど良い会場が見つからないこともあるでしょう。

プリンスホテルであれば大小さまざまな宴会場や会議室があるため、余裕のある広さの会場を用意することが可能です。

さらにオンライン打ち合わせにも対応しているため、どの会場が最適か、セッティングはどうすれば良いかといった相談や会場下見のために、ホテルに出向いていただく必要もありません。

参加人数が多い時にソーシャルディスタンスを保つには?

参加人数に対して通常よりも広めの会場を選び、机やイスなどのレイアウトに配慮すれば、新型コロナウイルス感染症予防に配慮した会議を開催できます。

とはいえ、数十人、数百人と参加人数が多い大規模な会議を開催する場合は、ソーシャルディスタンスを保つためにさらなる配慮が必要です。

コロナ禍で参加人数が多い会議を開催するために、何をすれば良いのかも知っておきましょう。

 

参加者を各会議室へ分散させる

参加人数が多い場合、全員を同じ会場に集めるとソーシャルディスタンスを保つのがむずかしくなります。

プリンスホテルには1,000人以上を収容できる大宴会場を備えた拠点もありますが、そうした大規模な会場を押さえられない場合は、参加者を複数の会議室に分散させると良いでしょう。

仮に参加者300人の会議を開催するとして、収容人数100人が限界の会場しか見つからないとします。

このような場合、収容人数100人の会場を3つ押さえて、300人の参加者を各会場に100人ずつ分散させるのです。

そしてメインとなる会場の映像と音声をほかの会場にオンラインで中継すれば、ソーシャルディスタンスを保ちつつ300人が参加する会議を開催できます。

この方法であれば、東京本社で行われる会議に、各地方の支社の社員を参加させるといったことも可能です。

会議を中継するとなると、カメラやネット環境、プロジェクターなどが必要ですが、プリンスホテルではそうした機材や設備をレンタルできる「ハイブリッドミーティングプラン」もご用意しています。

 

廊下や休憩時もソーシャルディスタンスを意識する

新型コロナウイルス感染症の予防のために会議室レイアウトを意識する人は多いですが、参加者が通る廊下や休憩場所には意識が向いていないことがあります。感染対策を徹底するには、廊下や休憩場所でもソーシャルディスタンスを保つことが大切です。

プリンスホテルでは、レストランのテーブルの間隔を最低1m以上空けるなど、館内全体でソーシャルディスタンスが保てるよう工夫しています。

会議の受付にアクリル板を設置する、飲み物をペットボトルで提供するなどの対応もできるため、廊下や休憩時でも開催者が苦労することなくソーシャルディスタンスを保つことが可能です。

まとめ

コロナ禍で対面式の会議を開催する場合は、徹底した感染対策を行うことが重要です。今回紹介したソーシャルディスタンスを保てるレイアウトを参考に、参加者が安心できるよう対策しましょう。

会場の広さやレイアウトなどに悩んでいる場合は、ぜひプリンスホテルにご相談ください。最適な会場や感染対策についてご提案いたします。