近年会議を行う際に社内の会議室ではなく、貸会議室やホテルなどの会場をレンタルする企業が増えているのですが、なぜわざわざ社外で会議を行うのでしょうか。 今回は社外で会議を開催する主な理由や会場選びのポイント、会議会場としてプリンスホテルを利用するメリットを紹介しますので、ぜひ今後の会議に活かしてみてください。
なぜ人気？企業が会議室をレンタルする理由
企業の会議というと、これまでは社内の会議室を利用するのが基本でしたが、最近は社外の貸会議室やホテルなどをレンタルする企業が増えています。
社内でできる会議を、なぜわざわざ社外で行うのでしょうか。主な理由を見ていきましょう。
コストを削減できる
社外で会議を行う理由のひとつに、「コスト削減」があります。社内に会議室を設けようとすると、その分広いオフィスを借りなくてはならないため賃料が高くなります。会議室に置く机やイス、ホワイトボードなどの備品も買いそろえなくてはなりません。
空調や照明に光熱費もかかりますし、お茶や食器などが必要になることもあるでしょう。会議室の準備や掃除のための人件費もかかります。
対して貸会議室やホテルなどをレンタルすれば、利用の都度レンタル料を支払うだけで良く、毎月賃料を支払う必要がありません。
備品までレンタルできる会場を選べば自社で購入する必要もなく、掃除などにかかる人件費も削減できます。その結果、社内に会議室を設けるよりもコストが安く済むことが多いのです。
また、ホテルをレンタルすると会場のセッティングや新型コロナウイルス感染症の感染対策まで対応してもらえるため、会場準備の手間が省けるというメリットもあります。
目的に合う場所・部屋を選べる
会議の目的に合う場所や部屋を選べるのも、社外で会議を行う理由のひとつです。社内の会議室の場合、参加人数を会議室の収容人数に合わせる必要があります。
一方、社外のスペースであれば参加人数に応じて広さを選べるため、参加人数を絞る必要がありません。大宴会場を備えたホテルであれば、数百人、数千人規模の会議を開催することも可能です。
また、遠方からゲストを呼ぶときに駅から近い会場を借りたり、会場にしたホテルにそのまま宿泊してもらったりと柔軟に対応できるというメリットもあります。
マンネリ化を防ぐ
会議のマンネリ化を防ぐために、社外で会議を行う企業もあります。毎回社内の会議室を使っていると、雰囲気に慣れてしまって緊張感がなくなり、生産性のない会議になることはないでしょうか。
そんなときに社外で会議を行うと、いつもとは違う雰囲気でリフレッシュして、新たなアイデアが生まれることがあるのです。
とくに雰囲気の良いホテルを会場にすると参加者の満足度が向上するため、内容の濃い会議になる可能性が高まります。
会議室をレンタルしたい！選び方のポイントは？
コスト削減やマンネリ化防止に役立つなら、社外での会議を実践してみたいと思った人もいるでしょう。
しかし、安易に会場を決めると参加者の満足度が下がったり、トラブルが起こりやすくなったりします。社外での会議をより良いものにするためにも、会場選びのポイントを知っておきましょう。
アクセスの良さ
社外会議の会場選びで重要なポイントが、アクセスの良さです。会場が駅や会社から遠いと、会場に集まるだけでも多大な労力がかかります。
とくに大人数が集まる会議で会場が不便な場所にあると、辿り着けない人が出てくるなどのトラブルが起こるので、最寄り駅や会社からの距離をよく確認しましょう。
アクセスの良い貸会議室やホテルなどの会場は人気があり、予約が埋まりやすいので、スピーディに予約を済ませることも重要です。
参加人数に合う大きさと設備
参加人数に合う大きさで、設備が整っている会場を選ぶことも、良い会場を選ぶための重要なポイントです。
参加人数に対して会場が広すぎたり狭すぎたりすると、参加者が居心地の悪さを感じます。広すぎず狭すぎず、かつ新型コロナウイルス感染症対策のためにソーシャルディスタンスを保つ余裕のある会場を探しましょう。
また、机やイス、ホワイトボード、マイク、ネット環境などの機材や設備が整っている会場を選ぶと、スムーズに会議を進められます。機材や設備が常備されているか、常備されていない場合はレンタル可能かを確認しましょう。
アクリル板や消毒用アルコールなど、感染対策に必要な備品も借りられる会場を選ぶと、より安心です。
費用は予算内か
せっかく社外で会議を行うなら、雰囲気の良い会場にしたいと思う人もいるでしょう。しかし、社外で会議を行うのはコスト削減のためでもあるので、費用が予算内で収まるようにすることも大切です。
貸会議室やホテルなどでは、会場のレンタル代以外に機材・設備のレンタル代や水光熱費などがかかることがあるので、費用の総額をしっかりチェックしましょう。
品川・横浜など関東に14拠点！プリンスホテルの特徴は？
社外会議の会場を探してみたものの、なかなか良いところが見つからない場合は、ぜひプリンスホテルをご利用ください。
プリンスホテルは、国内最大規模のホテル・レジャー事業を展開する、西部グループの中核会社が運営するホテルです。品川や横浜など関東、その他の地方や海外にも多数の拠点を有しています。
関東では品川駅から徒歩2分、新横浜駅から徒歩2分など、好立地で利便性が高い場所に数多くの拠点が所在しているのが特徴です。
大磯や軽井沢といったリゾート地にも拠点があり、出張や旅行での宿泊はもちろん、結婚式や会議など、幅広い目的でご利用いただいています。
プリンスホテルを会議室としてレンタルする5つのメリット
都心部やリゾート地に拠点があり、幅広い目的で利用できるプリンスホテルですが、社外会議の会場としてもおすすめです。
なぜプリンスホテルを会場にすると良いのか、プリンスホテルを会議室としてレンタルする5つのメリットを紹介します。
短時間〜終日まで対応できる
ホテルをレンタルするというと、短時間での利用は認められないのではないかと思うかもしれません。
しかし、プリンスホテルでは短時間～終日まで、必要な時間だけ会議室や宴会場をレンタルできます。長時間の会議になる場合はランチやスイーツなども提供できるため、参加者の食事や休憩中の対応を心配する必要もありません。
様々なタイプの会議室を用意
個室から宴会場まで、さまざまな施設を備えたプリンスホテルでは、会議の規模や内容に合った会議室を用意できます。
収容人数は拠点や施設ごとに異なりますが、数名～数十名向けの会議室もあれば、数百人以上の参加者を収容できる大宴会場を会議会場とすることも可能です。
ソーシャルディスタンスを保つために、参加者には客室や別会場に滞在してもらい、メイン会場の会議をネット配信することもできます。
レイアウトが自由自在
会議室のレイアウトを自由自在に変えられることも、プリンスホテルで会議を開催するメリットのひとつです。
グループミーティング向けのレイアウト、研修向けのレイアウトなど会議の内容に合わせることはもちろん、新型コロナウイルス感染症対策を意識したレイアウトのご提案もできます。
マイクやスクリーン、プロジェクター、ホワイトボード、ネット環境など、会議に必要な備品や設備のレンタルも可能です。
宿泊付きで料金がお得に
長時間の会議になる場合や、遠方からゲストを呼ぶ場合は、宿泊場所が必要になることがあるでしょう。
プリンスホテルを会場にすれば、会議室と同時に宿泊場所も確保できます。さらに、宿泊を付けると会議室のレンタル料金がお得になるというメリットもあります。
オンライン予約が可能
大規模な会議の場合、会場の下見や当日の打ち合わせ、備品の準備などのために、何度も会場に出向いて打ち合わせをしなければならないことがあります。
しかし、プリンスホテルでは新型コロナウイルス感染症対策としてオンライン予約・打ち合わせに対応しているため、下見や打ち合わせのためにご来館いただく必要がありません。備品などの手配もオンラインでできるので、担当者の負担を大きく軽減できます。
まとめ
従来は社内の会議室で行われていた会議ですが、最近はコスト削減やマンネリ化防止のために、社外の貸会議室やホテルを会議室代わりに使う企業が増えています。
「毎回似たような内容の会議になる」「会議室にかかるコストを抑えたい」というときには、社外での会議を検討してみてはいかがでしょうか。
社外会議の会場選びに迷ったときには、ぜひプリンスホテルをご利用ください。アクセスの良さや備品・設備の充実度など、会議室としての理想的な条件が揃っているため、満足の行く会議を実現できます。
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