新型コロナウイルス感染症の感染状況は落ち着きを見せているものの、まだまだ油断できない昨今、オンラインセミナー・イベントを開催する企業が増えています。 しかし、オンラインセミナー・イベントを開催するには何が必要なのか、会場はどうすれば良いのかと悩み、開催をためらっている企業もあるでしょう。 そこで今回は、オンラインセミナー・イベントに必要なものや、会場の選び方について紹介します。
オンラインセミナー・イベントを開催する企業が増加
新型コロナウイルス感染症の感染拡大以降、感染防止のためにリアルイベントが軒並み中止に追い込まれました。
最近は状況が落ち着いてきたとはいえ、感染状況が変わればまん延防止等重点措置が発令される可能性があります。そうなれば、せっかく企画したリアルイベントが中止になるかもしれません。
そうしたリスクを避けるために、セミナー・イベントをオンライン化する企業が増加しています。とくに、リアルイベントとオンラインイベントを融合させた「ハイブリッド型イベント」を取り入れる企業が多いようです。
新型コロナウイルス感染症がいつ収束するのか、正確なことは誰にもわかりません。このような状況において、オンラインセミナー・イベントの導入は、企業にとって欠かせないものとなりつつあります。
オンラインセミナー・イベントのメリット
オンラインセミナー・イベントには、リアルイベントでは得られないさまざまなメリットがあります。くわしく見ていきましょう。
新型コロナウイルス感染症対策になる
オンラインセミナー・イベントの大きなメリットは、新型コロナウイルス感染症対策になることです。新型コロナの主な感染経路として、以下の3種類があります。
- 飛沫感染：ウイルスを含む飛沫が粘膜に付着する
- 接触感染：ウイルスを含む飛沫や、ウイルスが付着した物体を触った手で粘膜に触れる
- エアロゾル感染：空気中に漂うウイルスを含むエアロゾルを吸い込む
いずれにしても、ウイルスを含む飛沫・空気に触れることが原因であるため、人が集まるところに出向けば感染リスクが高まります。
オンラインセミナー・イベントであれば、自宅やホテルの一室などから参加でき、人が多い場所に行く必要がないため感染リスクを抑えられるのです。
準備や移動の手間・コストを削減できる
会場準備や移動にかかる手間・コストを削減できるのも、オンラインセミナー・イベントのメリットです。リアルイベントを開催する場合、参加者全員を収容できる広さの会場を借りなくてはなりません。
会場が大きいほど会場準備や運営に人手が必要になり、手間とコストがかかります。近隣に大型の会議室やホールがなく、離れた場所の会場を借りた場合は、移動の負担も大きくなるでしょう。
対してオンラインセミナー・イベントの場合、運営者や講師が集まれる広さがあれば良いので、リアルイベントほどの大きさの会場は必要ありません。会社の会議室や近隣のホテルの1室などでも問題ないので、移動の負担もなくなります。
ハイブリッド型セミナー・イベントの場合も、リアルイベントよりは会場に集まる参加者が減るので、小さめの会場で開催できます。
集客の幅が広がる
集客の幅が広がるのも、オンラインセミナー・イベントの魅力です。リアルイベントの場合、会場まで足を運べる人しか参加できません。
一方オンラインセミナー・イベントは、インターネット環境とパソコンなどの端末さえあれば、世界中どこにいても参加することが可能です。そのため、海外在住者など、これまで顧客になり得なかった人もターゲットになります。
セミナー・イベントの質を向上できる
オンラインセミナー・イベントを開催すると、セミナー・イベントの質を向上できるというメリットもあります。
リアルイベントの場合、会場の閉館など時間に限りがあるので、なかなか参加者全員の質問には答えられません。
しかし、オンラインセミナー・イベントでは、インターネット上でアンケートを取ったり、チャット機能で質問や感想を受け付けたりすることができます。
参加者の声をダイレクトに受け取れるので、セミナー・イベントの課題を洗い出し、改善しやすくなるのです。
オンラインセミナー・イベント開催に必要なものは？
オンラインセミナー・イベントでは、会場の様子をインターネットを通じて配信します。そのため、以下のような設備・備品が必要です。
- カメラ、パソコンなどの撮影・配信機材
- Web配信システム
- Wi-Fiなどのインターネット環境
- ホワイトボード、プロジェクター、マイクなどの備品
大勢の人が同時に接続してもトラブルが起こらないよう、安定したインターネット回線を用意しましょう。
オンラインセミナー・イベント会場の選び方
オンラインセミナー・イベントは、機材・設備やインターネット環境が整っていれば、どこでも開催できます。しかし、オンラインセミナー・イベントの参加者には背景まで配信されるので、内装などが整っているに越したことはありません。
また、前述のとおりオンラインセミナー・イベントを開催するには、さまざまな機材や備品が必要です。
それらをいちから揃えるとなるとそれなりの費用がかかるうえに、使いこなすまでに時間も手間もかかるため、オンラインセミナー・イベント向きの会場をレンタルするのがおすすめです。
それでは、どのような場所がオンラインセミナー・イベントの会場に向いているのか、オンラインセミナー・イベント会場の選び方を紹介します。
広めの会場を選ぶ
オンラインセミナー・イベントの会場は、広めのところを選びましょう。オンラインセミナー・イベントといっても、講師や司会者、機材や設備を扱うスタッフなどが集まれば、それなりの人数になります。
せまい会場ではソーシャルディスタンスが保てないため、従来よりも広めの会場を押さえておくのがおすすめです。
撮影機材・設備の充実度をチェック
撮影機材・設備の充実度も、オンラインセミナー・イベントの会場選びの際に見ておきたいポイントです。
Web配信対応のカメラがあるか、インターネット環境は整っているか、プロジェクターやマイクなどの備品がレンタルできるかといった点を確認しておきましょう。
会場によっては、会場の利用料や備品のレンタル料がセットになった、パッケージプランも用意されています。レンタル料などを調べるときに、お得なパッケージプランがないかも見ておきましょう。
駐車場の有無と搬入口の広さも確認
オンラインセミナー・イベントのスタッフや講師が車で来場する場合は、会場に駐車場があるかも確認しておきましょう。駐車料金は有料なのか無料なのか、有料の場合はいくらくらいかかるのかも調べておくと安心です。
また、機材や円卓などの大型の備品を持ち込む場合は、「せっかく用意したのに会場に入らない」ということがないように、搬入口の広さもチェックする必要があります。
荷物を預かってもらえると安心
オンラインセミナー・イベント中に、私物を持ち歩くわけにはいきません。とはいえ、財布や携帯電話などが入ったバッグなどを、会場の隅などに置いておくのはセキュリティ面で不安を感じるでしょう。
クロークやロッカーなど私物を預けられるところがあると、荷物の管理に気を取られることなくセミナー・イベントの運営に集中できます。
スタッフのサポート付きだと便利
オンラインセミナー・イベントの開催に慣れていないと、機材の準備や使い方がわからずスムーズに進行できない可能性があります。
機材・設備のレンタルだけでなく、会場のスタッフによるサポートが受けられるところを選ぶのがおすすめです。オンラインセミナー・イベントの運営に慣れているスタッフのサポートが受けられれば、より質の高いセミナー・イベントになるでしょう。
オンラインセミナー・イベントの開催ならプリンスホテル
オンラインセミナー・イベントの開催なら、プリンスホテルにおまかせください。プリンスホテルには収容人数・ロケーションが異なるさまざまな会場があり、セミナー・イベントの内容に合った会場を確保することが可能です。
結婚式やパーティー、国際会議など、多様なイベントの会場に選ばれてきた知識と経験をもとに、オンラインセミナー・イベントの運営をサポートいたします。
大型に荷物の搬入出や駐車場の確保、手荷物の預かりなども対応可能です。まずはお気軽にご相談ください。
オンラインセミナー・イベントにぴったりのプランも
プリンスホテルでは、オンラインセミナー・イベントにぴったりのお得なプランもご用意しています。
オンラインセミナー・イベントの会場としてプリンスホテルをご利用の際には、ぜひプランの利用もご検討ください。
時間貸し(デイユース)プラン
時間貸し(デイユース)プランとは、プリンスホテルの客室を最大8時間、10時間など一定時間利用できるプランです。
オンラインセミナー・イベントの配信やミーティング、テレワークなど、さまざまな用途に活用できます。拠点によっては駐車場も無料で利用できるため、移動や機材の持ち運びも楽になるでしょう。
ハイブリッドミーティングプラン
ハイブリッドミーティングプランは、オンラインセミナー・イベントに必要なカメラ、ケーブルなどの機材・設備をレンタルできるプランです。配信用の専用回線とルーターもご用意いたします。
オプションで機材のコーディネートやプロジェクター、スクリーンの貸出もしていますので、機材の準備やイベントの運営の負担を軽減したいときに、ぜひご利用ください。
まとめ
オンラインセミナー・イベントは、新型コロナウイルス感染症の感染状況が変わっても中止になるリスクが少なく、コロナ禍において欠かせないものとなってきています。
最近は撮影用の機械・設備のレンタルができるオンラインセミナー・イベント対応の会場も増えています。今回紹介した内容を参考に、さっそく導入を検討してみてはいかがでしょうか。
