全国にあるプリンスホテルは、その多くが館内に社員総会・式典・宴会・ブライダルなど、さまざまなイベントに対応できる宴会場や会議室などの施設を備えています。 会食・宴会・ミーティングなど各種プランも取りそろえており、予算・目的に応じたレイアウトや料理などをご提案することが可能です。 今回はそんなプリンスホテル開催するイベントの、企画・運営で決めておくべき項目について解説します。 宴会などのイベント会場にプリンスホテルを利用するメリットや、おすすめの宴会場例も紹介しますので、イベントを企画中の方はぜひご覧ください。
プリンスホテル宴会を企画・運営する際に決めるべき項目
イベントをスムーズに進めるには、入念な準備がかかせません。まずは、プリンスホテルで宴会や式典、パーティーなどを企画・運営する際に、決めておきたい項目を把握しておきましょう。
少人数のイベントであれば1～2週間前でも問題ないですが、人数が多い場合は準備期間なども考えて、1ヶ月以上の余裕を持って準備を始めるのがおすすめです。
開催予定日時
イベントを企画するときに、1番に決めたいのが開催予定日時です。日時が決まらないと、会場の予約や備品のレンタルなど、ほかの準備が進められません。
参加者全員の希望に合わせたいところではありますが、それは非常にむずかしいので、アンケートを取って1番参加可能人数が多い日時にすると良いでしょう。
重役が参加予定の場合は重役の予定に合わせる、職場の繁忙期は避ける、夜に開催するなら休日前にするなどの配慮も大切です。
利用目的
日時が決まったら、次に会場の利用目的を考えましょう。宴会なのか会議なのか、社員研修からそのまま親睦会に移行するのか、利用目的によって最適な会場が異なるためです。
「こういうイベントを開催したい」とお伝えいただければ、最適な会場をご提案いたしますので、会場選びに迷ったときはどうぞお気軽にご相談ください。
予算｜利用料金やキャンセル料を目安にする
イベントを開催するときには、予算についても事前に決めておく必要があります。以下を目安にして、予算を見積もりましょう。
・会場の利用料金
・プロジェクター・音響機器などの備品レンタル費
・キャンセル料
食事や飲み物を提供したり、ゲストを呼んだりする場合は、飲食費や謝礼などの計算も必要です。
参加者から参加費を徴収する場合は、開催日前までに徴収を済ませておきましょう。当日に徴収すると、金額が合わなかったりお釣りが必要になったりして、混乱する可能性があります。
参加人数
ホテル会場でイベントを開催する場合は、参加人数を早めに確定する必要があります。とくに飲食物を提供する場合は仕入れや準備が必要なので、「参加人数の変更は〇日前まで」など期限を設定しているホテルが多いためです。
期限を過ぎてからの人数変更は受付不可で、開催当日の人数変更はキャンセル料が発生することも少なくありません。
企画・運営者側としてもぎりぎりになって参加人数が変わると、イベント準備で忙しいときに座席のレイアウトを変更したり食事を追加注文したりと、負担が増大します。
あらかじめ参加予定者に参加・不参加の受付・変更期限を伝えて、期限以降は対応できないことを伝えておきましょう。
テーブル形式
イベント会場のテーブル形式を事前に決めておくと、会場準備がスムーズに進みます。たとえば、宴会の場合は円卓を囲む会食スタイル、会議や式典の場合は全員が同じ方向を向くスクールスタイルなど、イベント内容に合ったレイアウトを考えてみましょう。
新型コロナウイルス感染症対策のために、参加者がソーシャルディスタンスを確保できる配置にすることも重要です。
プリンスホテルでは、イベント内容に合っていて、感染症対策にも配慮したレイアウトのご提案が可能です。
座席ごとのアクリルスクリーンの設置や、アルコール消毒液・検温器の貸し出しも可能ですので、何でもご相談ください。
食事や飲み物
イベントで食事や飲み物を提供する場合は、前もって発注しておく必要があります。そもそも食事や飲み物を提供するのか、提供する場合はフルコースや軽食、飲み物のみなど、どのパターンにするのかを決めましょう。
プリンスホテルでは、フルコース、宴会、軽食、法要の際の食事まで、目的やご希望に合わせた食事・飲み物の提供が可能です。
感染症対策として料理を個々盛りで提供したり、ペットボトルの飲み物を用意したりすることもできますので、ご希望をお伝えください。
プリンスホテルのおすすめの宴会場例
プリンスホテルにはさまざまな宴会場があるため、どの宴会場を選べば良いのか迷う方も多いでしょう。そこで、プリンスホテルのおすすめ宴会場例を紹介します。
東京プリンスホテル「鳳凰の間」
東京プリンスホテルは、東京タワーまで徒歩2分の立地のホテルです。客室の窓から望む東京タワー、都心でありながら自然を感じられるタワービューテラスなど、非日常的空間を楽しめます。
そんな東京プリンスホテルには、「鳳凰の間」という総面積1,650㎡、ディナースタイルであれば最大900名収容可能な大宴会場があります。
この豪華で美しい内装の大宴会場は、重要な式典や催し物の会場となった歴史があり、企業の式典やパーティー会場としてもおすすめです。
円卓を並べた会食形式、大空間を活用したスクール形式などレイアウトは自由自在で、分割利用も可能ですので、大切なイベントの際にはぜひご利用ください。
品川プリンスホテル「中宴会場（10～36F）」
品川プリンスホテルは新幹線・JR線・京急線品川駅から徒歩2分の、非常に利便性が高いホテルです。
国内線・国際線ターミナル駅からも最速10～15分程度で到着可能で、映画館・ライブホール・アクアパークなど、さまざまなエンターテインメントも取りそろえられています。
そんな品川プリンスホテルのメインタワーには、13の中宴会場が備えられています。宴会場+ホワイエの1フロアを貸切にできるため、イベント会場内でほかのお客様と接触することがありません。
会場の周囲は客室となっており、イベント終了後は同じ階のフロアに宿泊できるため、泊りがけのイベントにもご活用いただけます。
ホテル宴会にプリンスホテルがおすすめな理由
緊急事態宣言が全面解除され、そろそろ宴会や会食の再開を検討する企業も増えてきていることでしょう。
もし宴会・会食の会場としてホテルを検討しているのであれば、ぜひプリンスホテルをご利用ください。プリンスホテルは、コロナ禍の宴会・会食会場としておすすめの条件がそろっています。
Wi-Fi完備
他人との接触がむずかしくなった昨今、「宴会場をライブ配信する」という新たな宴会・会食形式が登場しています。現在オンライン宴会を企画中だという方もいるのではないでしょうか。
宴会場のライブ配信にはネット環境がかかせませんが、プリンスホテルはWi-Fi完備であるため、ネット環境の準備に困ることがありません。
また、客室に宴会場の様子を配信する「客室配信パッケージプラン」や、リアル+バーチャルのハイブリッドMICEを開催する環境もご用意しています。
少人数から大人数まで対応可能
プリンスホテルには面積の異なる宴会場や会議室が複数備えられており、少人数から大人数まで、さまざまな規模の宴会・イベントに対応できます。
広い宴会場を確保して、参加者同士の距離を十分保ったレイアウトにすることもできるため、徹底した感染症対策が可能です。
徹底した新型コロナ感染対策
プリンスホテルでは、お客様に安心して過ごしていただけるように、新型コロナウイルス感染症対策を徹底しています。
・お客様や従業員の検温・アルコール消毒の実施
・館内の消毒
・定期的な換気
・アクリルスクリーンの設置
・ソーシャルディスタンスを確保したレストランや休憩所のレイアウト
・ブッフェ形式を中止し、個々盛りでの食事の提供
PCR検査付きプランもご用意していますので、疑問・質問などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
社員総会・式典・ホテル宴会にはプリンスホテルを選ぼう
新型コロナウイルス感染症拡大以降、対面のイベントの開催がむずかしくなりました。しかし、ワクチン接種の推進などにより、少しずつ落ち着きを取り戻して来ています。
オンラインではコミュニケーションが取りづらい面もあることから、「そろそろ対面でのイベントを…」と考えている企業もあるでしょう。
とはいえ、まだまだイベント時の感染症対策はかかせません。プリンスホテルでは日頃から感染症対策を徹底しており、イベント時の感染症対策のサポートも可能です。
社員総会・式典・ホテル宴会などの開催を企画しているのなら、ぜひプリンスホテルをご利用ください。
