プリンスホテル直伝！ホテル会場での株主総会、コロナ対策や最新のバーチャル開催を解説

さまざまな選択肢があるなかで、株主総会の会場としてホテルを選ぶことにどのようなメリットがあるのでしょうか。         ホテル会場で株主総会を行うメリットを3つご紹介します。

アクセスが便利

ホテル会場で株主総会を行うメリットの1つが、アクセスが便利なことです。ホテルの多くは宿泊者の利便性を考慮して、都心や駅近など非常に便利な場所に建てられています。

郊外にあるホテルの場合は、駅からホテルまでのシャトルバスを用意していることが多いため、株主が会場に辿り着けずに困ることがありません。

また、株主総会を開催するには、会場スタッフとの打ち合わせやリハーサル、会場設営などさまざまな準備が必要です。アクセスが良いホテル会場であれば、株主総会の運営担当者もスムーズに準備を進められるでしょう。

人数によってホール・貸会議室など会場を選べる

ホテルには小規模のミーティングルームから、数百人規模のイベントに対応できる宴会場まで取り揃えられていることが多く、株主総会の参加人数に合わせて会場を選べるというメリットもあります。

大きめの会場を選べばソーシャルディスタンスを保ちやすいので、新型コロナウイルス感染症対策もしやすいでしょう。

また、ホテル会場は内装にこだわっていて雰囲気が良く、従業員のサービスのレベルが高いというメリットもあります。株主総会に参加するのは、会社に資金を提供してくれている株主であり、投資家の資金で成り立つ株式会社にとって重要な人物です。

会社の円滑な運営のためには株主との関係を良好に保つ必要がありますが、特別感のあるホテル会場で株主総会を開催すれば、株主の満足度向上に役立つでしょう。

ただし、同じように考える会社は多く、株主総会の開催が増える時期にはホテル会場の予約がどんどん埋まっていきます。確実に会場を押さえられるように、早めに準備することが重要です。

地方在住の個人株主が宿泊できる

ホテル会場であれば、地方在住の個人株主が宿泊場所を確保しやすいのもメリットです。株式会社の株主は日本全国、場合によっては海外にも存在しますが、遠路はるばるやってきて株主総会に参加する株主もいます。

日帰りがむずかしい場合は宿泊場所を確保する必要がありますが、株主総会の会場がホテルであれば、宿泊場所を探す手間が省けるでしょう。

また、株主総会のために地方から社員を呼び寄せる際にも、ホテル会場であれば宿泊場所探しに手間取ることがなくなります。

プリンスホテルは大手企業を初め、数多くの企業の株主総会の会場に選ばれています。プリンスホテルには、株主総会の会場として理想的な環境が整っているからです。

ここでは、プリンスホテルでの株主総会をおすすめする理由を4つご紹介しますので、ぜひ会場選びの際の参考にしてください。

ホテルスタッフとオンラインミーティングで相談可能

株主総会の会場としてプリンスホテルをおすすめする理由の1つが、ホテルスタッフとオンラインミーティングで打ち合わせできることです。

株主総会の開催に向けて準備に追われるなか、わざわざ会場まで出向いて打ち合わせをするのは手間がかかって大変でしょう。また、新型コロナウイルス感染症対策のために、できるだけ対面での打ち合わせを避けたい方もいるのではないでしょうか。

プリンスホテルホテルなら、Web会議アプリケーション「Zoomミーティング」を利用して、オンラインで株主総会の時期、参加人数、予算などに応じたプランをご提案できます。

会場の下見もオンラインででき、見積もりやレイアウトの提案書などはメールや郵送にてお届けできるため、無駄な時間と手間を削減することが可能です。

規模に合わせた豊富なプランを用意

株主総会は会社の規模によって参加人数が大きく異なるものですが、プリンスホテルなら規模に合わせて柔軟に対応できるのもメリットです。

数人、数十人収容の小規模な会議室から、数百人、数千人収容の大規模な大宴会場まで備えている拠点もあり、豊富なプランもご用意しています。

音響照明費やマイク、ステージ、Wi-Fiなど、株主総会で必要な備品・設備が特典としてついてくるプランもありますので、ぜひご活用ください。

ニーズに合わせて立案から運営までをサポート

プリンスホテルは、結婚式から就任披露パーティー、会議、セミナー、歓送迎会まで、幅広いイベントに対応しています。

そんな数々のイベントをサポートしてきた経験豊富なスタッフによる、株主総会の立案から運営までのフルサポートを受けられることも、プリンスホテルをおすすめする理由の1つです。

綿密な打ち合わせによってニーズに合わせた企画立案、プランのご提案、事前準備や開催当日の運営までサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。

設備・機材が充実

日頃からさまざまなイベントが催されているプリンスホテルは、株主総会で必要な設備・機材が充実していることも、株主総会の会場にプリンスホテルをおすすめする理由です。

ステージやマイク、プロジェクタースクリーン、音響照明といった基本的なものだけでなく、配信用Webカメラ、スイッチャーといったオンライン配信用の設備・機材まで取り揃えています。

必要に応じてフィンガーフードやミネラルウォーター、お弁当などもご用意できますので、担当スタッフにご相談ください。

ホテル会場で株主総会を開催する際に気になるのが、新型コロナウイルス感染症対策ではないでしょうか。

コロナ対策を徹底しているプリンスホテルなら、株主と自社の社員双方の安全を保ちつつ、株主総会を開催することが可能です。プリンスホテルがどのようなコロナ対策を行っているのか、くわしくご紹介します。

「Prince Safety Commitment （プリンス セーフティー コミットメント）」を策定・導入

プリンスホテルでは新型コロナウイルス感染症拡大以降、お客様と従業員の安心・安全のために、「Prince Safety Commitment （プリンス セーフティー コミットメント）」を策定・導入しました。具体的な取り組みは、以下のとおりです。

• 従業員の衛生体制の強化（就業前の検温・手洗い・うがい・消毒など）
• お客様の健康確認（検温・手指の消毒など）
• 消毒薬の設置、および館内の定期的な換気と消毒の徹底
• レストランのテーブルなどのレイアウトを変更し、ソーシャルディスタンスを確保

これらの取り組みを全従業員が徹底して行うことはもちろん、保健所と連携を図り、常に連絡・指導を仰ぐ体制を整えています。

飛沫防止アクリル板の設置

株主総会などで会議室や宴会場を利用する際には、最低1m以上のソーシャルディスタンスを保てるレイアウトをご提案するだけでなく、ご要望に応じて飛沫防止アクリル板も設置いたします。

エントランス・受付への消毒薬の設置や、検温器の貸し出しも可能です。そのほかにご希望がありましたら、担当スタッフにご相談ください。

プリンスホテルではコロナ禍での株主総会をサポートするために、株式会社エヌ・ティ・ティ・アドと提携し、「ハイブリッド型バーチャル株主総会」を提供しています。

プリンスホテルの会議室や宴会場で開催される株主総会をリアルタイムで配信することで、会場に集まる人数を減らしつつ、より多くの株主が参加できるという新たな試みです。

コロナ対策になるのはもちろん、これまで株主総会に参加するのがむずかしかった、遠方に住む株主が株主総会に参加できるというメリットもあります。大型会議や研修、セミナーなどにも対応できますので、お気軽にお問い合わせください。

アクセスが便利でさまざまな規模のイベントに対応できるホテル会場は、株主総会の会場としての環境が整っています。雰囲気や従業員のサービスも良く、株主の満足度向上にも役立つでしょう。

プリンスホテルでは株主総会の会場のご提供はもちろん、企画立案、運営ポート、リアルタイム配信にも対応していますので、ぜひご検討ください。